Siekdama padėti projektų vykdytojams teisingai vykdyti viešuosius pirkimus, įgyvendinti ES finansuojamus projektus bei išvengti finansinių korekcijų, Aplinkos projektų valdymo agentūra (toliau-Agentūra) pateikia apibendrintą informaciją apie projektų vykdytojų dažniausiai daromas klaidas atliekant viešuosius pirkimus bei vykdant sutartis.
Pagal Viešųjų pirkimų įstatymo (toliau- Įstatymas) 18 str. 6 d. 3 p. pirkimo sutartyje turi būti nustatyta kaina arba kainodaros taisyklės, nustatytos pagal LR Vyriausybės arba jos įgaliotos institucijos patvirtintą metodiką. Kainodaros taisyklės turi būti aiškios ir nedviprasmiškos. Turi būti siekiama surašyti jas taip, kad atsiskaitant su tiekėju nekiltų neaiškumų dėl suteiktų prekių, paslaugų ar įvykdytų darbų įkainojimo. Būtina akcentuoti, jog kainodaros taisyklės, kuria rengia Perkančioji organizacija, yra pirkimo dokumentų sudėtinė dalis. Tiekėjams kainodaros taisyklės pateikiamos kartu su kitais pirkimo dokumentais. Tiekėjai pirkimo dokumentuose nustatytomis kainodaros taisyklėmis vadovaujasi rengdami pasiūlymus. Pagal pirkimo dokumentuose nustatytas kainodaros taisykles surašomos atitinkamos pirkimo sutarties nuostatos.
Visose audito metu tikrintose Agentūros administruojamų FAS specialiosiose sąlygose nustatyta, kad projekto vykdytojas privalo įpareigoti rangovą savo lėšomis apdrausti turtą, kuriam sukurti buvo naudotos finansavimo lėšos, maksimaliu atkuriamosios vertės draudimu nuo visų galimų rizikos atvejų ne trumpesniam kaip projekto veiklų įgyvendinimo laikotarpiui. Projekto vykdytojo ir rangovo sutartyje turi būti nustatyta, kad įvykus draudžiamajam įvykiui, dėl kurio turtas, kuriam sukurti buvo naudotos finansavimo lėšos, yra sunaikinamas ar sugadinamas, rangovas privalo atlikti visus sutartyje numatytus darbus. Įvykus draudžiamajam įvykiui, dėl kurio minėtas turtas sunaikinamas ir nepataisomai sugadinamas, o rangovas negali atlikti visų sutartyje numatytų darbų, draudimo išmokos dalis išmokama proporcingai pagal sutarties sąlygas projekto vykdytojui.
Viešųjų pirkimų įstatymo 25 str. 3 d. 1 p. nustato, kad nepažeidžiant privalomų nacionalinių techninių reikalavimų tiek, kiek jie neprieštarauja Bendrijos teisei, techninė specifikacija gali būti parengta nurodant standartą, techninį liudijimą ar bendrąsias technines specifikacijas. Techninėje specifikacijoje pirmiausia nurodomas Europos standartą perimantis Lietuvos standartas, Europos techninis liudijimas, bendrosios techninės specifikacijos, tarptautinis standartas, kitos Europos standartizacijos įstaigų nustatytos techninių normatyvų sistemos arba, jeigu tokių nėra, – nacionaliniai standartai, nacionaliniai techniniai liudijimai arba nacionalinės techninės specifikacijos, susijusios su darbų projektavimu, apskaičiavimu ir vykdymu bei produktų naudojimu. Kiekviena nuoroda pateikiama kartu su žodžiais „arba lygiavertis“.
Auditoriai taip pat nustatė atvejus, kai tinkamomis finansuoti pripažintos netinkamos darbų pakeitimo išlaidos. Pavyzdžiui, darbų pakeitime nurodyta, kad plastikiniai valdymo ir inspektavimo šuliniai keičiami į gelžbetoninius, nes neatlikus keitimo trasas eksploatuojanti įmonė negalės tinkamai vykdyti nuotekų tinklų priežiūros ir aptarnavimo, gelžbetoniniai šuliniai patogesni prijungiant naujus projekte nenumatytus vartotojus. Atlikto darbų pakeitimo išlaidos yra netinkamos finansuoti, nes rangos sutartyje numatyta, kad visi pakeitimai, papildomi darbai ir baigimo laiko pratęsimas gali būti atliekami ir tvirtinami tik esant nenumatytoms fizinėms sąlygoms arba aiškiai įrodomiems praleidimams ir netikslumams užsakovo parengtuose projekto dokumentuose ir tik esant užsakovo sutikimui. Taip projekto vykdytojas nesilaikė FAS bendrųjų sąlygų 2.1.3 p., nustatančio, kad finansavimo lėšos turi būti naudojamos tik tinkamoms išlaidoms apmokėti.
Įstatymo 75 str. 2 d. nustatyta, kad atliekant pirkimą atviro konkurso būdu, pasiūlymų pateikimo terminas – 52 dienos nuo skelbimo, nurodyto išsiuntimo iš Viešųjų pirkimų tarnybos dienos. 75 str. 6 d. numatyta, kad kai pranešimai yra parengiami ir perduodami elektroninėmis priemonėmis, laikantis Įstatymo nustatytų reikalavimų, paraiškų priėmimo terminai riboto konkurso ir skelbiamų derybų atveju ir pasiūlymų priėmimo terminai atviro konkurso atveju gali būti sutrumpinti 7 dienomis. 75 str. 7 d. nustatyta, kad kai perkančioji organizacija nuo skelbimo apie pirkimą paskelbimo dienos suteikia galimybę elektroniniu būdu nevaržomai ir tiesiogiai susipažinti su visais pirkimo dokumentais ir bet kuriais papildomais dokumentais, pasiūlymų pateikimo terminai atviro, riboto konkursų ir skelbiamų derybų atvejais gali būti sutrumpinti dar 5 dienomis, išskyrus atvejus, kai atliekant pirkimą riboto konkurso ar skelbiamų derybų būdu pasiūlymų pateikimo terminas nustatomas perkančiosios organizacijos ir atrinktų kandidatų susitarimu. Skelbime turi būti nurodytas interneto adresas, kuriuo galima susipažinti su šiais dokumentais.
Įstatymo 85 str. 2 d., be kita ko, nustatyta, kad perkančioji organizacija supaprastintus pirkimus atlieka pagal pasitvirtintas taisykles. Projekto vykdytojo, kurio projektas buvo audituotas patvirtintose supaprastintose viešųjų pirkimų taisyklėse nustatyta, kad kol nesibaigė pasiūlymų pateikimo galutinis terminas, perkančioji organizacija turi teisę savo iniciatyva arba atsakydama į tiekėjo raštu pateiktą prašymą, raštu paaiškinti pirkimo dokumentus, o prireikus, juos ir pakeisti. Informacija apie pirkimo dokumentų paaiškinimą išsiunčiama asmeniškai visiems tiekėjams, nustatyta tvarka iš perkančiosios organizacijos gavusiems pirkimo dokumentus. Nustatyta, kai: 1) atsakymai į prašymus paaiškinti pirkimo dokumentus buvo pateikti tik prašymus pateikusiems tiekėjams, neišsiunčiant jų visiems, gavusiems pirkimo dokumentus; 2) į tiekėjo prašymą paaiškinti pirkimo dokumentus nebuvo atsakyta, motyvuojant tuo, kad prašymas gautas po darbo valandų, todėl manyta, kad jis gautas kitą darbo dieną (kita darbo diena yra likus 3 darbo dienoms iki pasiūlymų pateikimo termino, o taisyklėse ir pirkimo dokumentuose nustatyta, kad prašymai paaiškinti turi būti pateikti ne vėliau kaip likus 4 darbo dienoms iki pasiūlymų pateikimo termino), o tai prieštarauja LR Civilinio kodekso 1.122 str., kad, jeigu kuriam nors veiksmui atlikti yra nustatytas terminas, tai šis veiksmas turi būti atliktas iki paskutinės termino dienos dvidešimt ketvirtos valandos nulis minučių. Tačiau jeigu veiksmas turi būti atliktas organizacijoje, terminas baigiasi tą valandą, kurią šioje organizacijoje pagal nustatytas taisykles baigiasi darbo laikas. Visi rašytiniai pareiškimai ir pranešimai, įteikti paštui ar telegrafui arba perduoti kitomis ryšio priemonėmis iki paskutinės termino dienos dvidešimt ketvirtos valandos nulis minučių, laikomi atliktais laiku. Taip projekto vykdytojas neužtikrino Įstatymo 85 str. 2 d. reikalavimų, kad perkančioji organizacija supaprastintus pirkimus atlieka pagal pasitvirtintas taisykles, įgyvendinimo.
Įstatymo 3 str. 1 d. numatyta, jog perkančioji organizacija užtikrina, kad atliekant pirkimo procedūras ir nustatant laimėtoją būtų laikomasi lygiateisiškumo, nediskriminavimo, abipusio pripažinimo, proporcingumo ir skaidrumo principų. To paties Įstatymo 24 str. 7 d. nustato, kad perkančioji organizacija pirkimo dokumentus rengia vadovaudamasi Įstatymu. Pirkimo dokumentai turi būti tikslūs, aiškūs, be dviprasmybių, kad tiekėjai galėtų pateikti pasiūlymus, o perkančioji organizacija nupirkti tai, ko reikia. Įstatymo 32 str. 2 d. reikalavimas nustato, kad perkančiosios organizacijos nustatyti minimalūs kandidatų ar dalyvių kvalifikacijos reikalavimai negali dirbtinai riboti konkurencijos. Jie turi būti pagrįsti ir proporcingi pirkimo objektui, tikslūs ir aiškūs. Audito metu nustatyti atvejai, kai pirkimo dokumentai nėra tikslūs, aiškūs ir be dviprasmybių, minimalūs kandidatų kvalifikaciniai reikalavimai nėra pagrįsti ir proporcingi pirkimo objektui, todėl atliekant pirkimo procedūras ir nustatant laimėtoją neužtikrintas lygiateisiškumo, nediskriminavimo, proporcingumo ir skaidrumo principų laikymasis.
Tikimės, kad ši informacija padės projektų vykdytojams išvengti panašių klaidų bei finansinių sankcijų. Agentūra, siekdama glaudesnio neformalaus bendradarbiavimo su perkančiosiomis organizacijomis, yra pasiruošusi ir toliau teikti metodinę pagalbą projektų vykdytojams.
