Projektų išlaidų pagrindimo dokumentų rengimas


Projekto vykdytojas rengdamas išlaidų pagrindimo dokumentus, teikiamus su mokėjimo prašymais, turi vadovautis Agentūros direktoriaus 2009 m. balandžio 16 d. įsakymu Nr. T1-60 patvirtintu „Projektų išlaidų pagrindimo dokumentų rengimo ir tikrinimo tvarkos aprašu“. Visos Projekto išlaidos turi būti patvirtintos apskaitos dokumentais ir turi būti užtikrinamas šių dokumentų atsekamumas.
Išlaidos, susijusios su paslaugų, prekių/įrangos tiekimo sutarčių, projektų administravimo sutarčių vykdymu turi būti pagrįstos jų atlikimą įrodančiais dokumentais.
Išlaidos, susijusios su statybos darbų atlikimu turi būti pagrįstos Projekto vykdytojui pateikiant kiekvienos Rangos sutarties ataskaitinio periodo:
 

atlikimo pažymą;
Projekto vykdytojas teikdamas mokėjimo prašymą (ir prie jo pridedamus dokumentus), kuriame deklaruojamos išlaidos, padarytos pagal darbų (rangos) sutartis, Agentūrai taip pat turi pateikti elektroninėje formoje suvestą detalių atliktų darbų aktų kontrolinę lentelę (4 priedas), kurioje atsispindi atlikti darbai pamėnesiui bei suvestinių (supaprastintų) atliktų darbų aktų kontrolinę lentelę (5 priedas) pamėnesiui pagal atskiras sutartis.
Darbuotojų projekto darbo laiko apskaitai pildomas laikaraštis (6 priedas).


Mokėjimo prašymų teikimas


Projekto vykdytojas mokėjimo prašymą projekto finansavimo ir administravimo sutartyje nustatyta tvarka teikia Agentūrai popierine (kartu su išlaidų pagrindimo dokumentais) ir elektronine formomis.
Pasirašius finansavimo ir administravimo sutartį, projekto vykdytojo institucijos (organizacijos) vadovui suteikiama prieiga prie Bendrai finansuojamų iš Europos Sąjungos fondų lėšų projektų duomenų mainų svetainės (toliau – DMS), iš kurios projekto vykdytojas gali atsisiųsti iš dalies užpildytą mokėjimo prašymą. Jei nėra tokios galimybės, projekto vykdytojo prašymu Agentūra atsiunčia iš dalies užpildytą mokėjimo prašymo elektroninę formą. Agentūrai patvirtinus mokėjimo prašymą, projekto vykdytojas apie tai informuojamas per DMS.