REIKALAVIMAI PIRKIMO DOKUMENTAMS

Dėl dažniausiai pasitaikančių klaidų vykdant pirkimus

Paskutiniu metu pasitaiko atvejų, kai Perkančiosios organizacijos prašo pratęsti pasiūlymų galiojimą laiką (pasiūlymų galiojimo užtikrinimus),  kai jau pasiūlymų galiojimo terminas būna pasibaigęs, o Tiekėjai, iki nurodyto laiko nepratęsę pasiūlymų galiojimo termino (pasiūlymų galiojimo užtikrinimų), informuojami, kad toliau viešojo pirkimo procedūrose nebedalyvaus. Nors pirkimo dokumentuose būna nustatytas reikalavimas, kol nesibaigė pasiūlymų galiojimo laikas, Perkančioji organizacija gali prašyti, kad konkurso dalyviai pratęstų Pasiūlymų galiojimo terminą.

Siekiant tinkamai įvertinti tokią situaciją, Agentūra kreipėsi  Viešųjų pirkimų tarnybą ir gavo išaiškinimą, kad kai pasiūlymo galiojimo (pasiūlymų galiojimo užtikrinimų) terminas yra pasibaigęs, perkančioji organizacija neturėtų kreiptis dėl jo pratęsimo. Perkančioji organizacija turėtų siūlyti sudaryti sutartį (tiekėjui sutikus) ir tuo atveju, jei nebuvo paprašyta pratęsti pasiūlymų galiojimo/pasiūlymo galiojimo užtikrinimo.

Siekiant išvengti klaidų, atliekant pirkimo vertinimo procedūras, prašome laikytis pirkimo dokumentuose nustatytų reikalavimų.

 


Rekomendacijos dėl FIDIC „Raudonosios“ knygos “ ir FIDIC „Geltonosios knygos“ sutarčių sąlygų taikymo (Vandentvarkos sektorius)

Prašome atkreipti dėmesį, kad rengiant pirkimo dokumentus pagal FIDIC „Raudonosios“ knygos “ ir FIDIC „Geltonosios knygos“ sutarčių sąlygas rangos sutarties projekto 3 p. nurodyta sutarties/darbų baigimo trukmė neturi prieštarauti kituose pirkimo dokumentų sudedamosiose dalyse nurodytai informacijai (pvz. pasiūlymo priede). Atkreipiame dėmesį, kad pirkimo dokumentai turi būti parengti vadovaujantis viešųjų pirkimų įstatymu, kurio 24 str. 9 punktas nurodo, jog pirkimo dokumentai turi būti tikslūs, aiškūs, be dviprasmybių, kad tiekėjai galėtų pateikti pasiūlymus, o perkančioji organizacija nupirkti tai, ko reikia.


Rekomendacijos paslaugų teikimo pirkimo dokumentų rengimui

Atkreipiame paraiškų rengėjų dėmesį, kad dalyje priemonių finansavimo sąlygų aprašų projektinio pasiūlymo ir paraiškos rengimo išlaidos yra priskiriamos prie netinkamų išlaidų, todėl prašome užtikrinti, kad paslaugų teikėjas teikdamas pasiūlymą išlaidas išskaidytų į atskiras grupes (atskirdamas projektinio pasiūlymo rengimo ir paraiškos rengimo išlaidas į atskiras išlaidų kategorijas).

Jeigu projekto vykdytojas turi pajėgumus, jo darbuotojai gali atlikti dalį ar visas Projekto administravimo funkcijas. Tokiu atveju, jos neturi būti įtraukiamos į Pirkimo apimtį, o perkamos tik tos paslaugos, kurių projekto vykdytojas neturi galimybių atlikti. Rekomendacijos, skirtos Projekto vykdytojo personalo funkcijų aprašymui:

- Rekomendacijos projekto vadovo funkcijoms vykdyti (aktuali redakcija nuo 2015-08-03) (MS Word versija);

- Viešinimo plano rengimo rekomendacijos.


Dėl dažniausiai pasitaikančių klaidų vykdant pirkimus

Pažymime, kad vadovaujantis nuo 2017-07-01 įsigaliojusio Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymo (toliau – VPĮ) 82 str. 2 d. nuostata, „Perkančiosios organizacijos, išskyrus Lietuvos Respublikos diplomatines atstovybes užsienio valstybėse, Lietuvos Respublikos atstovybes prie tarptautinių organizacijų, konsulines įstaigas ir specialiąsias misijas, privalo įsigyti prekių, paslaugų ir darbų šio straipsnio 1 dalyje nurodytu būdu, jeigu Lietuvos Respublikoje veikiančios centrinės perkančiosios organizacijos siūlomos prekės ar paslaugos, per sukurtą dinaminę pirkimų sistemą ar sudarytą preliminariąją sutartį galimos įsigyti prekės, paslaugos ar darbai atitinka perkančiosios organizacijos poreikius ir perkančioji organizacija negali prekių, paslaugų ar darbų įsigyti efektyvesniu būdu racionaliai naudodama tam skirtas lėšas. Perkančiosios organizacijos privalo motyvuoti savo sprendimą neatlikti pirkimo naudojantis centrinės perkančiosios organizacijos paslaugomis ir saugoti tai patvirtinantį dokumentą kartu su kitais pirkimo dokumentais šio įstatymo 97 straipsnyje nustatyta tvarka“.

Pastebime, kad Perkančiosios organizacijos prekių/ paslaugų ar darbų pirkimų dažniausiai nevykdo per Lietuvos Respublikoje veikiančią centrinės perkančiosios organizacijos sukurtą dinaminę pirkimų sistemą, nors centrinės perkančiosios organizacijos kataloge siūlomos prekės/ paslaugos ar darbai būna panašūs ar analogiški į tuos, kuriems įsigyti Perkančiosios organizacijos vykdo pirkimus. Dažnai pasitaiko, kad Perkančiosios organizacijos neturi motyvuoto sprendimo neatlikti pirkimo naudojantis centrinės perkančiosios organizacijos paslaugomis.

Atsižvelgiant į tai, kas išdėstyta, prašome Perkančiųjų organizacijų prieš pradedant vykdyti pirkimą, pasirašyti motyvuotą sprendimą neatlikti pirkimo naudojantis centrinės perkančiosios organizacijos paslaugomis ir tokį sprendimą pateikti Agentūrai kartu su pirkimo dokumentais/ pirkimo vertinimo dokumentais.


Dėl dažniausiai pasitaikančių klaidų vykdant pirkimus

Informuojame, kad pastaruoju metu, vykdant pirkimus, pastebėta dažniausiai pasitaikančių klaidų. Statybos, statinio projektavimo, statinio projekto vykdymo priežiūros ar statinio statybos techninės priežiūros paslaugų pirkimo dokumentų kvalifikaciniuose reikalavimuose nurodomas reikalavimas, kad atitinkamos srities specialistas turi turėti statybos inžinieriaus išsilavinimą, tačiau pirkimo vykdymo metu Tiekėjai informuojami, kad pasiūlymai, kuriuose siūlomi specialistai turi technologijos mokslų srities inžinieriaus išsilavinimus (pvz. aplinkos inžinerijos), neatitiks kvalifikacinių reikalavimų.

Vadovaujantis Lietuvos Respublikos statybos įstatymo 2 str. 92 dalimi (galiojanti suvestinė redakcija nuo 2017-11-01), “Statybos inžinierius – fizinis asmuo, turintis statybos inžinerijos arba statybų technologijų studijų krypties (šakos) kvalifikacinį laipsnį arba šių studijų krypčių (šakų) studijų rezultatus atitinkančios kitos krypties (šakos) kvalifikacinį laipsnį, arba kitą išsilavinimą ir teisės aktų nustatytą darbo patirtį, atitinkančius ne žemesnį kaip šeštąjį Lietuvos kvalifikacijų sistemos lygį ir leidžiančius užsiimti veikla, aprėpiančia vieną, kelias ar visas statybos techninės veiklos pagrindines sritis, nustatytas šio įstatymo 12 straipsnio 1 dalyje.“.

Siekiant išvengti klaidų, vykdant pirkimo procedūrų vykdymą, rekomenduojame pirkimo dokumentuose nurodyti reikalavimą, kad atitinkamos srities specialistas turi turėti inžinieriaus išsilavinimą, atitinkantį Lietuvos Respublikos statybos įstatymo 2 straipsnio 92 dalyje nurodytą apibrėžimą.


Dažniausiai pasitaikančios klaidos

Primename, kad Perkančiosios organizacijos, nusprendusios vykdyti pirkimus pagal ekonomiškai naudingiausią pasiūlymą, turi pasirinkti tokius pasiūlymo vertinimo kriterijus, kurie atspindėtų potencialą ekonominę naudą, būtų objektyviai apskaičiuojami, o nustatytais kriterijais būtų pasiekti konkretūs pirkimo tikslai. Ekonominis naudingumas turi būti suprantamas kaip didesnių nei mažiausia pasiūlyta kaina investicijų atsiperkamumas per mažesnes objekto eksploatavimo išlaidas. Nustatant vertinimo kriterijus turi būti nepažeidžiami Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymo 17 straipsnyje numatyti bendrieji viešųjų pirkimų principai, numatytų vertinimo kriterijų lyginamieji svoriai turi būti proporcingi,  jie privalo užtikrinti ekonomiškai naudingiausio pasiūlymo pasirinkimą, jų vertinimas neturi būti pagrįstas išskirtinai tiekėjo teksto turinio parengimu.

Atkreiptinas Perkančiųjų organizacijų dėmesys, jog per pastaruosius kelis mėnesius Viešųjų pirkimų tarnyba (toliau – VPT) dėl netinkamai nustatytų vertinimo kriterijų įpareigojo kelias Perkančiąsias organizacijas nutraukti pirkimų procedūras arba sutartis.

2017-08-22 paskelbtoje Pirkimų vertinimo išvadoje VPT nurodė, jog Pirkimo sąlygose nustatyti ekonomiškai naudingiausio pasiūlymo vertinimo kriterijai „Pasirengimas“, „Profesionalumas“ ir „Efektyvumas“ bei jiems skiriamų balų dydžiai ir jų lyginamieji svoriai neužtikrina ekonomiškai naudingiausio pasiūlymo pasirinkimo, jų vertinimas pagrįstas išskirtinai tiekėjo teksto turinio parengimu ir dalinai tiekėjo turima patirtimi, tuo pažeidžiant iki 2017-07-01 galiojusio Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymo 3 straipsnio 1 dalyje įtvirtintus skaidrumo, proporcingumo ir lygiateisiškumo principus bei šio straipsnio 2 dalyje įtvirtinto pirkimų tikslo siekimą.


Dėl viešojo pirkimo komisijos sudarymo

Informuojame, kad nacionaliniai teisės aktai reglamentuoja bei nustato Perkančiosios organizacijos atsakomybes bei pareigas skiriant ir tvirtinant pirkimo komisiją, t.y. perkančioji organizacija yra atsakinga parinkti tinkamus, kvalifikuotus pirkimo komisijos narius. Skiriant Komisijos narius, turi būti atsižvelgiama į jų ekonomines, technines, teisines žinias ir Viešųjų pirkimų  įstatymo bei kitų pirkimus reglamentuojančių teisės aktų išmanymą. Atkreipiame dėmesį, kad vadovaujantis 2017-05-04 paskelbtos naujos redakcijos Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymo 19 straipsnio 2 dalimi, „Komisiją sudaranti perkančioji organizacija turi teisę pasikviesti ekspertų – dalyko žinovų konsultuoti klausimu, kuriam reikia specialių žinių ar vertinimo“. Komisijos nariais gali būti tik nepriekaištingos reputacijos asmenys. Taip pat yra būtina skirti pakankamai laiko pirkimo procedūroms ir pasiūlymų vertinimui, nes skubotas vertinimas gali sąlygoti klaidas, kurios gali lemti pažeidimus ir finansines korekcijas.


LR Viešųjų pirkimų įstatymo 15 str. 5 d. nustatyta, kad „Perkančiosios organizacijos <...> privalo įsigyti prekes, paslaugas ir darbus iš Centrinės perkančiosios organizacijos arba per ją, kai Centrinės perkančiosios organizacijos kataloge siūlomos prekės, paslaugos ar darbai atitinka perkančiosios organizacijos poreikius ir perkančioji organizacija negali jų atlikti efektyvesniu būdu racionaliai naudodama tam skirtas lėšas. Perkančiosios organizacijos privalo motyvuoti savo sprendimą neatlikti Centrinės perkančiosios organizacijos kataloge siūlomų prekių, paslaugų ar darbų pirkimo ir saugoti tai patvirtinantį dokumentą kartu su kitais pirkimo dokumentais šio įstatymo 21 straipsnyje nustatyta tvarka.“

Siekiant užtikrinti didesnį tiekėjo įsigilinimą į vykdomą projektą, su paslaugų teikimu susijusių rizikų įvertinimą ir valdymą, aukštesnę specialistų kvalifikaciją ir didesnę patirtį bei geresnę paslaugų kokybę, Agentūra rekomenduoja projektavimo bei techninės priežiūros paslaugų pirkimus vykdyti perkančiosioms organizacijoms pačioms, pasiūlymus vertinant pagal ekonominį naudingumą.
Nepirkdama techninės priežiūros paslaugų per Centrinę perkančiąją organizaciją, perkančioji organizacija privalo surašyti motyvuotą pagrindimą ir jį saugoti kartu su visa pirkimo medžiaga.
Statinio techninio projekto ekspertizės paslaugas rekomenduojame įsigyti per Centrinę perkančiąją organizaciją.


Dėl statybos darbų viešųjų pirkimų vykdymo pagal ekonomiškai naudingiausio pasiūlymo vertinimo kriterijus

Informuojame, kad pastaruoju metu, vykdant statybos darbų viešuosius pirkimus pagal ekonomiškai naudingiausio pasiūlymo vertinimo kriterijus, pastebėta daug klaidų. Primename, kad Perkančiosios organizacijos, nusprendusios vykdyti tokius pirkimus, pirmiausiai turi įvertini, ar pasirinkti ekonomiškai naudingiausio pasiūlymo vertinimo kriterijai atspindi potencialą ekonominę naudą, yra objektyviai apskaičiuojami, nustatytais kriterijais bus pasiekti konkretūs pirkimo tikslai. Ekonominis naudingumas turi būti suprantamas kaip didesnių nei mažiausia pasiūlyta kaina investicijų atsiperkamumas per mažesnes objekto eksploatavimo išlaidas. Primename, kad pagal Viešųjų pirkimų tarnybos prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės direktoriaus 2006 m. spalio 12 d. įsakymu Nr. 1S-53 patvirtintų „Viešųjų pirkimų pasiūlymų vertinimo ekonomiškai naudingiausio pasiūlymo arba mažiausios kainos vertinimo kriterijumi rekomendacijų“ (toliau – Rekomendacijos) 11 p., „Rekomenduojama vengti tokių kriterijų, kurie neturi tiesioginės įtakos pirkimo objektui arba ta įtaka labai nedidelė. Nerekomenduojama pasiūlymus vertinti pagal kriterijus, susijusius su tiekėjų kvalifikacija“. Vadovaujantis Rekomendacijų 14 p., „Nustatydama ekonomiškai naudingiausio pasiūlymo vertinimo kriterijų lyginamuosius svorius, perkančioji organizacija turi siekti racionaliai naudoti pirkimams skirtas lėšas ir įsigyti reikalingos kokybės prekes, paslaugas ar darbus priimtinomis sąlygomis už geriausią kainą“.

Primename, kad Agentūra yra parengusi rekomendacijas ir privalomuosius reikalavimus rangos darbų pirkimo dokumentams perkamiems pagal Geltoną knygą „ekonominis naudingumas“, kuriais turi vadovautis Perkančiosios organizacijos rengdamos pirkimo dokumentus rangos darbams pagal ekonominį naudingumą. Pirkimo dokumentuose pasiūlymo kainos lyginamąjį svorį reikalinga nustatyti ne mažesnį kaip 80 balų, o kitus kriterijus parinkti tokius, kurie padidins perkamo objekto naudojimo efektyvumą bei atspindės potencialią ekonominę naudą (pvz. eksploatavimo išlaidos). Pasirinkus pirkimo dokumentuose vertinimo kriterijus, kurie tiesiogiai nesusiję su kriterijumi „Eksploatacinės išlaidos“, tokių kriterijų lyginamasis svoris bendroje sumoje neturėtų viršyti 5 balų (pvz.: rizikos valdymas ir aplinkos supratimas, darbų organizavimas ir komunikacija, aplinkosaugos priemonės ir vadybos sistemų taikymas).


Konsultacija dėl pirkimo objekto

Pastaruoju metu projektų vykdytojai dažnai kreipiasi į Agentūrą prašydami konsultacijos dėl pirkimo objekto nustatymo. Atsižvelgiant į Viešųjų pirkimų tarnybos pirkimo procedūrų vertinimo išvadas, galima teigti, kad formuojama praktika, pagal kurią perkančiosios organizacijos turėtų vengti atskirų statybos darbų objektų įsigijimo vienu pirkimu neskaidant jo į dalis.

Jei perkami darbai yra viena nuo kitos nutolusiose teritorijose, o kiekvienas iš perkamų objektų gali funkcionuoti kaip atskiras inžinerinis statinys, kuriam gali būti paruoštas atskiras techninis projektas, t. y. pirkimo objektas susideda iš atskirų savarankiškų dalių, manytina, kad perkančioji organizacija, turėtų pirkimą skaidyti į dalis ir sudaryti savarankiškas pirkimo sutartis dėl kiekvienos pirkimo dalies arba vykdyti atskirus pirkimus. Priešingu atveju kyla rizika, jog nebus užtikrintas Viešųjų pirkimų įstatymo 3 straipsnio 1 dalyje įtvirtintų lygiateisiškumo ir nediskriminavimo principų laikymasis, nes potencialiems rangovams nebūtų sudarytos vienodos galimybės dalyvauti pirkimo procedūrose,  ir tokiu būdu galimai būtų suvaržyta tiekėjų konkurencija bei rinkos plėtra. Be to, pirkimo neskaidant į dalis atsiranda tikimybė, jog nebus užtikrintas Viešųjų pirkimų įstatymo 3 straipsnio 2 dalyje nustatyto pirkimo tikslo – sudaryti pirkimo sutartį, leidžiančią įsigyti perkančiajai organizacijai reikalingų darbų racionaliai naudojant tam skirtas lėšas, siekimas.

Nors Viešųjų pirkimų įstatyme ar kituose teisės aktuose perkančiajai organizacijai nenustatyta pareiga išskaidyti sudėtinį pirkimo objektą į kelis, tačiau tai nereiškia, kad perkančioji organizacija šioje srityje turi visišką diskreciją. Lietuvos Aukščiausiasis Teismas yra pažymėjęs, kad viešųjų pirkimų teisiniu reguliavimu siekiama išvengti situacijų, kuriose perkančioji organizacija turėtų neribotą diskreciją. Atsižvelgiant į lygiateisiškumo ir skaidrumo principus, negalimas atskirų pirkimo objektų sujungimas į vieną, jeigu tai grindžiama tik perkančiosios organizacijos finansinių ir žmogiškųjų išteklių administravimo tikslais. Atskirų  pirkimo objektų sujungimas į vieną turi būti pagrįstas svarbiomis priežastimis, ypač atsižvelgiant į galimybę, kad atskirų pirkimo objektų sujungimas į vieną lemia mažesnį dalyvių skaičių, nei jis būtų šiuos pirkimo objektus išskaidžius. (LAT 2010-05-04 nutartis civilinėje byloje Nr. 3K-3-126/2010).

Atsižvelgiant į aukščiau nurodytas priežastis, Agentūra rekomenduoja planuojamus pradėti darbų pirkimus dėl tarpusavyje nesusijusių statybos objektų skaidyti į dalis ar vykdyti atskirus pirkimus.


Konsultacija dėl konteinerinių aikštelių įrengimo pirkimų

Prašome projektų vykdytojų, vykdančių konteinerinių aikštelių įrengimo pirkimus itin atsakingai apsvarstyti viešojo pirkimo būdo pasirinkimą ir tinkamai nustatyti vykdomo pirkimo objektą.

Agentūra išanalizavusi jos prižiūrimų projektų apimtyje projektų vykdytojų parengtus konteinerinių aikštelių pirkimo dokumentus pastebėjo, kad projektų vykdytojai skirtingai traktuoja analogiškų pirkimų objektą. Siekiant sumažinti klaidų padarymo tikimybę ir suvienodinti analogiškų pirkimų praktiką teikiame rekomendacijas